Penulis : IQBAL
SANUSI H, DIYA FAKHRURROZI LABIB, ROSMADIH, M.FAHMY IQBAL,ARDILLA KUSUMA, RANI
WIDYANTI
Sumber
: Buku Accounting Information System
Nama Pengarang : Gelinas, Oram dan
Wiggins
Penulisan
dikerjakan oleh penulis untuk memberikan referensi dari tugas Sistem Informasi
Akuntansi
___________________________________________________________________
Di dalam bab
ini penulis akan
membahas tentang data flow diagram, system flowchart, dan data dictionary,
serta menjelaskan bagaimana cara membaca dan mempersiapkan itu semua. Tujuannya
adalah untuk membantu membaca dokementasi sistem serta memahami dan
mengevaluasi sistem informasi. Untuk mencapai tujuan tersebut, kita tidak hanya
membaca dan melakukan metode penelitian sebagai pengamat pasif dalam proses,
namun juga harus berlatih dalam menggunakan materi dalam bab ini untuk
mengembangkan keterampilan kita.
Dokumentasi
sistem digunakan oleh auditor, sistem analis, mahasiswa, dan pihak-pihak yang
berkepentingan untuk memahami, menjelaskan dan juga meningkatkan sistem informasi
yang kompleks dengan cara mempertimbangkan “khas” sistem informasi. Sebagai
contoh, kita asumsikan saja bahwa sistem ini berbasis komputer, yang memiliki
sejumlah terminal yang terhubung melalui hubungan telekomunikasi, digunakan
oleh puluhan orang di dalam dan di luar organisasi, memiliki ratusan program
yang melakukan fungsi untuk hampir setiap departemen dalam organisasi, ribuan
proses transaksi dan ratusan permintaan informasi manajemen, dan memiliki orang
di seluruh organisasi yang menyiapkan input dan menerima sistem output.
Dalam sistem
yang seperti itu, untuk “melihat” dan menganalisis semua input dan output, kita
memerlukan "gambar”. Misalnya, dengan flowchart sistem, kita bisa
menganalisis arus dokumen melalui operasi, manajemen, dan sistem informasi,
serta menjelaskan siapa yang menerima output dan di mana mereka menerimanya.
Analisis seperti ini akan mengarah pada perbaikan sistem. Dengan begitu ,
data flow diagram dan flowcharts bisa dibilang jauh lebih efisien dan bahkan
bisa menjadi sistem yang relative sederhana, dibandingkan dengan narasi.
Selain untuk
memahami dan meningkatkan sistem, dokumentasi juga dapat digunakan untuk
menjelaskan sistem dan melatih personel dalam suatu organisasi. Selain itu
auditor juga bisa menggunakan dokumentasi untuk menggambarkan sistem informasi
sehingga dapat memahami dan mengevaluasi sistem kontrol.
Data Flow
Diagram
Data Flow
Diagram (Sebuah aliran data diagram) (DFD) adalah representasi grafis dari
suatu sistem. Sebuah DFD menggambarkan komponen sistem, data mengalir di antara
komponen, dan sumber-sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Dalam gambar 3.1
akan ditunjukkan empat simbol dan definisinya yang digunakan di dalam DFD.
Jenis dari
Data Flow Diagrams
Diagram Konteks
adalah
contoh dari tipe pertama DFD, yaitu diagram konteks. Diagram konteks merupakan
diagram tingkat pertama, diagram sistem informasi yang menggambarkan data yang
mengalir masuk dan keluar dari sistem dan juga masuk dan keluar dari entitas
eksternal.
Beberap istilah penting dalam sistem tersebut adalah :
· Lingkaran : dalam diagram konteks mendefinisikan batasan
sistem,
· Batasan : adalah perbatasan antara "sistem yang
penting" dan lingkungan sistem,
· Lingkungan : terdiri dari semua yang mengelilingi sistem,
· Entitas : menunjukkan lingkungan yang relevan,
· Lingkungan yang relevan : adalah
bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem yang penting",
karena sistem didefinisikan.
hanya
pelanggan dan bank yang berada dalam lingkungan yang relevan. Bisakah kita
termasuk ke dalam penyewa sebagai sumber pembayaran untuk menyewa? Ya,
dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan entitas
"Penyewa" dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep
sistem yang terakhir adalah interface. Interface merupakan aliran yang
menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan tersebut. Dalam gambar 3.2,
"Payment" dan "Deposit" merupakan sebuah
interface/antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu, antar subsistem)
juga bisa dibilang sebagai interface.
Physical Data Flow Diagram
Physical
Data Flow Diagram (diagram aliran data fisik) adalah representasi
bergambar dari sistem yang menunjukkan entitas sistem internal dan eksternal,
serta arus data masuk dan keluar dari entitas. Entitas internal bisa berupa :
· Orang atau tempat (misalnya, departemen)
· atau mesin (misalnya, komputer) yang mengubah data
dalam sistem.
Physical DFD
menentukan di mana, bagaimana, dan oleh siapa suatu proses sistem dicapai,
bukan memberi tahu kita apa yang sedang dicapai. Sebagai contoh, menjelaskan
bahwa "Penjualan petugas" menerima uang tunai dari
"Pelanggan" dan mengirim uang dan data pendaftaran ke
"Kasir". Jadi, kita bisa lihat kemana uang pergi dan bagaimana
penerimaan kas data diterima, tapi kita tidak tahu persis apa yang dilakukan
oleh petugas penjualan.
Lingkaran
physical DFD yang diberi label dengan nouns (kata benda) dan arus data yang
diberi label bisa menunjukkan bagaimana data yang ditransmisikan antar .
Sebagai contoh, "Petugas Penjualan" mengirimkan "66W Form"
untuk "Pembukuan", maka itu menunjukkan persis di mana lokasi file (dalam
"Pembukuan") dan label file menunjukkan bagaimana (dalam
"penjualan buku biru") sistem menyimpan catatan penjualan, sedangkan
kotak entitas pada diagram konteks menentukan entitas eksternal di dalam
lingkungan yang relevan, lingkaran-lingkaran di dalam Physical DFD mendefinisikan
entitas internal.
Logical Data Flow Diagram
Sebuah
Logical Data Flow Diagram adalah gambaran representasi dari sistem yang
menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang masuk dan keluar
dari proses. Kami menggunakan Logical DFD untuk mendokumentasikan sistem
informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem (tugas yang sedang
dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa
tugas dapat diselesaikan.
Keuntungan
dari Logical DFD (dibandingkan dengan Physical DFD) adalah bahwa kita dapat
berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat, misalnya Gambar 3.4,
di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari data, bukan bagaimana
data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran" dilakukan dalam bentuk cek, uang
tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Jurnal
Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak
tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk
keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah
Logical DFD menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan Physical DFD
menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar tersebut
untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.
perincian dari diagram konteks . Karena semua
lingkaran-lingkaran di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol,
diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus
menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks
juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran (kecuali untuk laporan arus
diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat
. Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang
sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika
yang seimbang yaitu, diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti
DFD sudah benar.
Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah
"merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang
lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat
subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan,
atau "perincian", dari Logical DFD disebut partisi top-down dan,
ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan
satu set generik DFD yang telah seimbang, untuk belajar mempartisi dan
menyeimbangkan. Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b) memiliki input yang
sama (A) dan output yang sama (B) sebagai diagram konteks (bagian a). Sekarang
lihat pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian c memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b. Hubungan ini harus
tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian dari lingkaran 1.0
pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, yang merupakan
partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan diagram 3.1, yaitu sebuah
partisi dari lingkaran 3.1. Pelajari Gambar 3.5 dan pastikan Anda memahami
hubungan antara level di dalam DFD. Ketika Anda sedang mempelajari sebuah
gambar, Anda juga mungkin akan menyadari dan melihat konvensi yang digunakan
untuk menomori lingkaran pada setiap levelnya. Dan juga, anda akan melihat
bahwa entitas muncul dalam diagram konteks dan diagram level 0, tetapi biasanya
tidak muncul dalam diagram di bawah level 0.
Partisi
top-down dari DFD sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan
cara berpikir tentang solusi untuk mengatasi masalah dan tentang bagaimana
rancangan dari sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk
menyadari/mengerti sebuah sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa
bagian yang saling berhubungan. Dengan menggunakan pendekatan ini, kita
kemudian menganalisis masalah atau sistem dengan menguraikan system (Atau
situasi masalah) dengan cara top-down, akan terlihat lebih detail. Setelah
melakukan dekomposisi dengan melihat sistem dan tujuan sistem, serta menarik
adanya keterkaitan antara system yang satu dengan sistem lain, barulah kita
dapat memecahkan masalah atau merancang sistem baru.
Kita bisa
menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat menggambanya dengan cara
mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuatnya dengan cara
menelaah sistem yang baru dibuat.
Pada bagian
ini, kami menjelaskan suatu proses pembuatan DFD dari sebuah narasi untuk
menggambarkan sebuah sistem yang sudah ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi narasi yang menggambarkan sistem
penerimaan kas pada Perusahaan Causeway dengan:
·
Kolom pertama menunjukkan nomor paragraf,
·
Kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi,
·
Kolom ketiga berisi teks narasi.
Di sini dijelaskan metode menggambar DFD secara
berurutan untuk sistem pada Perusahaan Causeway.
Jika
menyimak dan mempraktekan tulisan ini, DFD (dan diagram alur) yang akan dibuat
akan memiliki tampilan yang lebih profesional, terlebih jika Anda menggunakan
template flowchart. Template flowchart adalah kumpulan berbagai simbol
charting (seperti lingkaran, kotak, dan persegi panjang) sekaligus menyediakan
sarana untuk memprediksi simbol yang akan digunakan sehingga mempercepat dalam
pembuatan flowchart.
Tabel Entitas dan Aktivitas
Langkah
pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan aktivitas. Dalam jangka
panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan DFD dan flowchart yang lebih
cepat dan akurat, karena menjelaskan informasi yang terdapat dalam narasi dan
membantu mendokumentasikan sistem dengan benar.
Untuk
memulai Tabel entitas dan kegiatan, pertama lihat narasi yang disortir secara
line-by-line (baris demi baris) dan menempatkan sebuah kotak di sekitar
kejadian pertama dari setiap internal dan entitas eksternal. Setelah Anda
telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan
kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar pada kolom pertama dari Tabel
3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih
dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" on line 3
dan "pegawai" pada baris 5.
ayat
|
baris
|
Teks
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan
Causeway menggunakan
prosedur untuk
memproses kas yang
diterima
dari penjualan kredit. Bagian surat
menerima
cek dan slip pembayaran dari
pelanggan,
petugas mendukung pemeriksaan
dan
menulis jumlah yang dibayar dan cek
nomor dari
slip pembayaran.
Secara berkala,
petugas mailroom menyiapkan
total
batch dari slip pembayaran dan
mengirimkan
total batch dari slip pembayaran tersebut ke
akun
piutang bersama dengan salinan
total
batch. Diwaktu yang sama
petugas
mengirimkan batch yang sesuai
dari cek
ke kasir.
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Dalam
piutang usaha, petugas memasuki
batch ke
terminal secara online dengan memasukkan
total
batch, nomor pelanggan,
nomor
faktur, jumlah yang dibayarkan, dan
nomor cek.
Setelah memverifikasi bahwa
faktur terbuka
dan jumlah yang benar
sedang
dibayar, tulisan komputer
pembayaran
ke master piutang usaha
file. Jika
ada perbedaan,
petugas
diberitahu.
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir
setiap batch (atau di
akhir
hari), komputer mencetak
rangkap slip
penyetoran pada terminal
di kantor
kasir. kasir
membandingkan
slip setoran dengan
batch cek
yang telah sesuai dan kemudian
mengambil
deposit ke bank.
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Ketika
mereka masuk, nomor cek
dan jumlah
yang dibayarkan untuk setiap transaksi yang
tercatat
kedalam memori. catatan ini digunakan untuk memuat
daftar
penerimaan kas setiap akhir
hari.
Ringkasan rekening nasabah dibayar
hari itu
langsung dicetak saat itu juga.
petugas
rekening piutang membandingkan
laporan
slip pembayaran dan batch
total dan
mengirimkan total kas
ke
penerimaan buku besar kantor
|
Mengapa kita
memiliki "bank" dan "buku besarkantor" dalam daftar kami?
Karena kita asumsikan bahwa mereka menerima item (yaitu, deposit dan jumlah
penerimaan uang tunai) yang dikirimkan kepada mereka. Mengapa kita memberikan
daftar "terminal online" pada komputer?
Entitas
|
Ayat
|
Kegiatan
|
Ruang
Penyimpanan Surat (Pegawai)
|
1
|
1. Menerima
cek dan berita pengiriman uang
|
1
|
2.
Penyetujuan pemeriksaan cek
|
|
1
|
3. Menulis
jumlah yang dibayarkan dan nomor cek pada berita pengiriman uang
|
|
1
|
4.
Menyiapkan total berita pengiriman uang
|
|
1
|
5. Menigirimkan
beberapa rekening dan menyalin dari total akun piutang
|
|
1
|
6.
Mengirim cek ke kasir
|
|
Pelannggan
|
||
Piutang (
Pegawai)
|
2
|
7.
Memasukkan rekening secara online
|
2
|
8. Kunci total
batch, nomor pelanggan, nomor faktur, biaya yang akan dibayar, dan nomor cek
|
|
4
|
9.
Membandingkan laporan dari komputer dengan berita pengiriman uang dan total
batch
|
|
4
|
10.
Mengirim total penerimaan kas ke buku besar
|
|
Kas
|
3
|
11. Membandingkan
slip setoran dengan cek
|
3
|
12.
Mengambil deposito ke bank
|
|
Komputer (
Online Terminal)
|
2
|
14.
Memverifikasi faktur terbuka dengan jumlah yang benar dan sedang dibayar
|
2
|
15.
Memberitahukan kesalahan pada petugas
|
|
3
|
16.
Mencetak slip deposito
|
|
4
|
17.
Mencatat transaksi
|
|
4
|
18.
Membuat daftar penerimaan kas
|
|
4
|
19.
Mencetak ringkasan rekeing nasabah yang telah dibayar
|
|
Bank
|
||
Buku Besar
Kantor
|
Tabel 3.1
Entitas dan kegiatan dalam membuat sistem penerimaan kas
Karena tidak
muncul apa-apa pada terminal sehinggal tidak melakukan proses apapun tetapi
menjadi bagian pada komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan dahulu data
yang tidak sesuai antara daftar entitas dan daftar pada kolom pertama pada
Tabel 3.1.
Selanjutnya
siapkan tabel entitas dan kegiatan Anda melalui narasi dan lingkaran setiap
kegiatan yang dilakukan. Darimana kegiatan itu berasal, diubah, atau menerima
data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam narasi. Daftar
kegiatan pada entitas adalah yang melakukan aktivitas. setelah Anda memiliki
semua kegiatan yang tercantum, berikan berturut-turut nomor setiap aktivitas.
Bandingkan daftar kegiatan ke dalam tabel. Perhatikan bahwa terdaftar baik 7
kegiatan dan kegiatan 8. Mungkin kegiatan 7 berkaitan dengan aktivitas 8
sehinggal tidak perlu dicatat. Namun, lebih baik untuk mendaftarkan kegiatan
yang ragu-ragu tersebut daripada melewatkannya. Melihat bagaimana kita
terdaftar 15 aktivitas, ditemukan pada baris 23 dan 24 --- kita dapat merubah
ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa
menunjukkan aktivitas di pada entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca,
periksa kembali daftar kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.
Menggambar Konteks Diagram
Sekarang
kita siap untuk menggambar diagram konteks. Diagram konteks dimulai dari satu
lingkaran, lalu kita dapat mulai diagram konteks dengan menggambar satu
lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas.
Untuk melakukan hal ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam tabel
yang eksternal dan akan menjadi sumber atau dalam, dan yang bersifat internal
ke sistem.
Pedoman 1:
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.
Kegiatan
pengolahan data merupakan kegiatan mengubah data. Kegiatan pengolahan informasi
meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi, penyusunan,
atau penyortiran, perhitungan, dan peringkasan. Data pengiriman dan penerimaan
tidak termasuk dalam kegiatan pengolahan informasi karena bukan bagian
dari pengubahan data.
Untuk
menentukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi,
kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan. Melalui tabel entitas dan
kegiatan lalu samakan pada semua kegiatan yang tidak dilakukan pada kegiatan
pengolahan informasi.
Pedoman 2 :
Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Karena dari
15 aktifitas tersebut terjadi ketika data pembayaran terdapat kesalahan, maka
kita harus menghilangkan hal tersebut.
Tabel
entitas dan kegiatan dengan kegiatan dieliminasi dan dicoret, dengan
menunjukkan ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan
pengolahan informasi dan pelanggan, bank, dan kantor buku besar. Entitas yang
melakukan kegiatan pengolahan informasi adalah entitas internal. Semua entitas
lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan termasuk dalam
diagram konteks sebagai sumber atau dalam. Tidak ada entitas lain yang akan
ditambahkan pada pedoman ini :
Pedoman 3:
Termasuk pada semua sistem
dokumentasi (dan hanya) kegiatan yang digambarkan dalam narasi sistem - tidak
lebih, tidak kurang.
Karena ada
tiga entitas eksternal ke sistem penerimaan kas -- pelanggan, bank, buku besar
kantor -- Anda harus menggambar tiga kotak mengelilingi lingkaran konteks satu.
Selanjutnya, gambar dan label arus data yang menghubungkan entitas eksternal
dengan lingkaran kecil. Sejak logis (versus fisik) label biasanya digunakan
pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan arus
pada label logis. Langkah terakhir adalah untuk label konteks lingkaran kecil.
Dituliskan label deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem.
Label dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem dan tidak termasuk
penerimaan kas dari sumber lain.
Angka 3.7
menunjukkan diagram telah selesai. Bandingkan diagram konteks Anda, dan
selesaikan daftar yang tidak sesuai. Kita harus menyadari bahwa kita termasuk
persegi tunggal untuk banyak pelanggan. pedoman berikut berlaku.
Pedoman 4 :
Ketika beberapa entitas beroperasi identik, gambarkan hanya satu untuk
mewakili semua.
Menggambar Diagram Alir Data Fisik
Untuk
menjaga DFD fisik seimbang dengan diagram konteks, mulai dengan
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli "cek dan berita pengiriman uang."
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli "cek dan berita pengiriman uang."
Karena
masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas
dan kegiatan, menjadi lingkaran kecil dalam DFD fisik, kita tahu bahwa saat ini
DFD fisik akan berisi empat lingkaran kecil : satu untuk ruang surat, kasir,
piutang, dan komputer, kita akan mulai menambahkan keempat lingkaran kecil
tersebut dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran kecil pada diagram kita
yang terhubung ke sumber-sumber dan tenggelam. Selama proses ini, Anda harus
mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan "menerima" dan
kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1 menunjukkan ruang surat
yang "menerima" cek dan remittance
Saran. Seperti yng kita katakana sebelumnya,
implikasinya adalah pelanggan “Mengirimkan” barang- barang. Gambar dan tuliskan
lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir. Gunakan aliran
data untuk menghubungkan masing – masing lingkaran untuk entitas yang terkait.
Untuk melengkapi DFD, kita harus melalui table entitas da kegiatan sekali lagi
gambar semua entitas dan aliran data yang tersisa. Perhatikan kami saat kami
melengkapi diagram. Kegiatan 5 menunjukan hubungan atara ruang surat dan
piutang. Kegitan 6 menunjukan sebuah hubungan antara ruang surat dan kasir.
Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa petugaas piutang memasukan adta kedalam
computer. Gambarkan lingkaran computer. Namakan “4.0” dan hubungkan dengan
piutang. Untuk memulai kegiatan 9, piutang harus menerima laporan dari kompter.
Gambar dan namakan satu atau dua aliran(Kita Pilih Dua). Untuk melakukan
kegiatan 11 kasir harus menerima slip deposit dari computer. Kegiatan 13m
menjelaskan bahwa file piutang harus dibaca sehingga catatan faktur dapat
diambil. Gambar piutang master file dan aliran dari file ke lingkaran computer.
Melihat bahwa nama pada file menunukan bahwa media tempat penyimpanan adalah
disk. Kita gambar aliran hanya dari file, Karena permintaan data bukanlah aliran
data. Oleh karena itui, kita jangan menunjukan permintaan untuk catatan faktur.
Pergerakan catatan daroi file dalam menanggapi permintaan – permintaan ini
adalah aliran data dan ditampilkan. Juga melihat bahwa kita tidak menunjukan
aliran dari piutang masterfile secara langsung ke lingkaran piutang, karena
masterfile piutang adalah file computer. Computer hanya dapa membaca dan
menulis file.
Karena catata faktur harus dibaca kedalam computer, diperbaharui dan kemudian baca
kembali ke piutang master file. Kegiatan 14 membutuhkan alitran data dari dank
e materfile piutan. Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk
rekaman log dan kita menggambar aliran data dari computer kedalam file
tersebut. Sedangkan kegiatan 16 mensyaratkan bahwa kita menggambar aliran dari
log file. Akhirnya untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk
mencetak laporan yang ditunjukan dalam kegiatan 18 & 19 kita perlu untuk
menggambar aliran dari kedua file kedalam computer. Anda mungkin berfikir bahwa
semua aliran masuk dan keluar dari file – file yang tidak diperlukan. Kami
menawarkan sebuah saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5
Untuk penjelasan, ambar aluran data untuk setiap aliran masuk dan keluar
dari file.
Gambar 3.8 adalah menyesuaikan jalan lintasan DFD saat ini. bandingkan untuk
diagram sebelum membaca, memecahkan beberapa perbedaan. Anda harus
menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini tidak
disebutkan dalam cerita. Telah ditambahkan untuk menunukan bahwa kasir harus
berpegang pada kumpulan cek sampai slip simpanan dicetak pada terminal
computer. Kami menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6
Jika file secara logis
diperlukan(yaitu karena adanya keterlambatan antara proses). Termasuk file
dalam diagram, apakah atau tidak itu disebutkan dalam cerita.
Haruskah
kita gambar sebuah file untuk menunjukan bahwa saran kumpulan pembayaran dan
total kumpulan yang dipertahankan dalam piutang sampai laporran computer yang
diterima? Kita harus. Anda harus menggunakan pedoman 6 dengan hati –hati,
bagaimanapun sehingga anda tidak menggambar DFD ini dengan berantakan dengan
file dan Karen itu sulit untuk membaca. Anda memerlukan menggunakan penilaian
anda.
Menggambar logika diagram aliran arus data.
Arus data DFD menggambarkan kegiatan logis yang
dilaksanakan dalam system. Karena tingkat 0 DFD menggambarkan pengelompokan
tertentui dari kegiatan logis, kita mulai dari tingkat ) menghitung kegiatan
dalam system itu. Kami mengelompokan kegiatan tersebut. Jika kamu telah
mengikuti sesuai seperti kami, kamu telah memiliki daftar kegiatan untuk
dimasukan kedalam diagram level 0. Tahukah kamu daftar apakah itu? Kegiatan
yang dimasukan kedalam diagram level 0 adalh kegiatan tersisa pada table
entitas dan kegiatan. Table 3.1, setelah kita memisahkan seluruh kegiatan
proses bukan informasi. Daftar kita termasuk kegiatan 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13,
14, 16, 17, 18 dan 19. Panggil kembali daftar tersebut, sekarang, kita tidak
usah mempertimbangkan kegiatan lainnya karena kegiatan laiinya akan di
laksanakan dalam keadaan selain normal dan sebenarnya tidak termasuk diagram
level 0. Atau hanya mengirim atau menerima data. Beberaoa pedoman akan membantu
kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.
Pedoman 7
Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.
Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.
Untuk contoh, kegiatan 2 dan 3 dilakukan di ruang
surat oleh petugas yang menerima bayaran masing – masing
Garis pedoman 8
Aktivitas kelompk jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat
yang berbeda
Untuk contoh , aktfitas 11 adalah dilakukan oleh kasir
segera setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16
Garis pedoman 9
kegiatan kelompok yang tampaknya
logis terkait untuk menghilangkan tunggal - majemuk kegiatan segala kemungkinan
Garis pedoman 10
untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima dan tujuh lingkaran.
kami telah
menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini lebih mudah jika kita
"semacam" tingkat 10 activities.although ada sejumlah cara untuk
mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan lebih cepat untuk
solusi. cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis, kemudian meninjau
tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan datang ke kita.
menyelesaikan perbedaan sebelum pindah. Kegiatan 13,14,17dan kegiatan 18 dan
19.
Meskipun ini
akan memberikan solusi yang memuaskan, akan ada delapan yang akan
ada beberapa yang hanya berisi satu kegiatan. Karena kita memilih untuk
tidak memiliki satu - aktivitas sampai kita sampai ke tingkat terendah
DFD, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.
Jika kita
menerapkan pedoman 8 untuk pengelompokan sebelumnya kita bisa menggabungkan
kegiatan 8 dan 13,14,17,16 dan 11, dan 9, 18, 19. Solusi ini juga baik-baik
saja. isa dan sedikit lebih baik daripada bacause solusi pertama kami sekarang
memiliki lima dan kami hanya memiliki satu tidak - aktivitas.
Singkatnya, kelompok kami adalah.
Kelompok 1: kegiatan 2,3,4
Kelompok 1: kegiatan 8,131,4,17
Kelompok 1: kegiatan 16,11
Kelompok 1: kegiatan 18,19,9
Setelah Anda
memilih kelompok Anda, berikan masing-masing kelompok namethat yang
menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik contoh DFD.for saat
logis, kami berlabel "penerimaan kas menangkap" 1,0
karena yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh
pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer.
Bandingkan diagram Anda untuk solusi
dalam gambar 3.9 menyelesaikan segala perbedaan. Diagram liethat shouldlook
Anda dalam gambar 3.9 jika Anda menggunakan kelompok kami menggambarkan
pengelompokan lain yang mungkin dalam pedoman., Masing-masing kelompok yang
berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.
Ringkasan menggambar diagram alir data
Dalam bagian
ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan
kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda menggambar diagram hese. Akhirnya,
kami memberikan pedoman baru untuk menangani beberapa beberapa specialcases
yang din't muncul ketika kita menarik DFD lintas.
Penyunting
3,9 DFD logis inisial SAAT (LEVEL 0) Pertama dan terpenting jangan biarkan
kekakuan dokumentasi mendapatkan int cara menggunakan diagram untuk memahami
sistem. Kami telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu
Anda menggambar DFD, menggunakan pertimbangan Anda dalam menerapkan informasi
ini.
Akan ada
saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan pengolahan informasi
untuk examlpe: ketika departemen menerima menyiapkan dokumen yang menunjukkan
berapa banyak widget telah diterima, yang primally unit operasi, sedang
melakukan aktivitas pemrosesan informasi. Gudang dan departemen pengiriman
lainnya operasi unit yang sering melakukan kegiatan pengolahan informasi,
pedoman berikut berlaku:
Pedoman 11:
Sebuah aliran data harus pergi ke
alun-alun entitas operasi pada saat operasi hanya fungsi yang akan dilakukan
oleh entitas tersebut. aliran data harus memasukkan jika entitas operasi
adalah untuk melakukan suatu kegiatan pemrosesan informasi.
Sebagai contoh:
ketika entitas operasi menerima Barang, sebuah DFD fisik bisa menunjukkan baik
sebagai "menerima", di mana sebagai DFD logis mungkin menunjukkan
baik kotak departemen menerima atau menyelesaikan menerima laporan
"lingkaran".
Pada DFD
fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui
komputer.Ini adalah proses untuk keluar-dari transaksi biasa atau erroneos.
Pengolahan yang dilakukan di selain situasi normal harus didokumentasikan di
bawah tingkat 0 DFDwith menolak rintisan yang menunjukkan bahwa proses
exeptional harus dapat diketahui. Ini menolak stub, yang hanya ditunjukkan di
diagram tingkat yang lebih rendah, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan
diagram tidak seimbang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar